Externer Datenschutzbeauftragter für den Mittelstand.
Die gesetzlich vorgeschriebene Rolle als Dienstleistung, ohne eigene Stelle im Haus, ohne Interessenkonflikte, mit technischem Verständnis für die Systeme, um die es geht.
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die in Art. 37 bis 39 DSGVO vorgeschriebenen Aufgaben als externe Dienstleistung: Er überwacht die Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen, berät Geschäftsführung und Mitarbeitende, pflegt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, wirkt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen mit und ist Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist das externe Modell in der Regel günstiger und rechtssicherer als eine interne Benennung. Eine intern benannte Person genießt besonderen Abberufungsschutz, darf keine Aufgaben ausüben, die zu Interessenkonflikten führen, was IT-Leitung und Geschäftsführung faktisch ausschließt und muss laufend fortgebildet werden.
Der Unterschied bei uns liegt im technischen Zugang: Datenschutz entscheidet sich im Betrieb an Konfigurationen, Datenflüssen und Berechtigungen. Wer diese Systeme nicht nur juristisch beurteilen, sondern auch lesen kann, gibt Empfehlungen, die Ihre IT tatsächlich umsetzen kann.
Termin anfragenTypischer Leistungsumfang
- →Benennung und Meldung gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde
- →Aufbau und laufende Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
- →Prüfung und Gestaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV)
- →Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bei risikoreichen Verarbeitungen
- →Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
- →Schulung der Mitarbeitenden, Sensibilisierung der Führungsebene
- →Bearbeitung von Betroffenenanfragen und Meldung von Datenpannen (Art. 33/34)
- →Jährlicher Tätigkeitsbericht als Nachweis gegenüber der Geschäftsführung
Das Wichtigste in Kürze
| Wann ist die Benennung Pflicht? | Wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG) oder wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist bzw. besondere Datenkategorien (Gesundheit, Biometrie) umfangreich verarbeitet werden. |
|---|---|
| Zählen Teilzeitkräfte mit? | Ja. Es kommt auf die Anzahl der Personen an, nicht auf Vollzeitäquivalente. Auch Aushilfen und Werkstudenten zählen, wenn sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten. |
| Intern oder extern? | Extern vermeidet Interessenkonflikte und Abberufungsschutz, erspart laufende Fortbildungskosten und bringt Erfahrung aus mehreren Unternehmen mit. Intern lohnt sich meist erst ab deutlich größeren Organisationen. |
| Bußgeldrisiko | Bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, maßgeblich ist der höhere Betrag. Die fehlende Benennung selbst ist zusätzlich bußgeldbewehrt. |
| Region | Sitz in Trier, Betreuung im gesamten DACH-Raum. Vor-Ort-Termine in der Region Trier, Luxemburg und Rheinland-Pfalz möglich, ansonsten remote. |
Häufige Fragen
Ab wann braucht mein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
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In Deutschland gilt die Pflicht in der Regel, sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl greift die Pflicht, wenn Sie umfangreich besondere Datenkategorien verarbeiten, etwa Gesundheitsdaten oder wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Auch ohne gesetzliche Pflicht reduziert eine freiwillige Benennung das Haftungsrisiko der Geschäftsführung erheblich.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
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Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße, Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten und dem vorhandenen Dokumentationsstand. Üblich ist eine monatliche Pauschale, die den laufenden Betrieb abdeckt, plus einmaliger Aufwand für die Ersterfassung, falls noch keine Dokumentation existiert. Im kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie eine belastbare Einschätzung und anschließend ein Festpreisangebot.
Kann ich jemanden aus dem eigenen Team benennen?
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Grundsätzlich ja, aber die Auswahl ist eingeschränkt: Wer über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung mitentscheidet, darf die Rolle nicht ausüben. Das schließt Geschäftsführung, IT-Leitung, Personalleitung und Marketingleitung praktisch aus. Hinzu kommen der besondere Abberufungsschutz und die Pflicht zur laufenden Fortbildung auf Unternehmenskosten.
Wie läuft die Zusammenarbeit konkret ab?
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Nach der Beauftragung erfolgt die Benennung gegenüber der Aufsichtsbehörde. Parallel starten wir mit der Bestandsaufnahme: Welche Daten werden wo verarbeitet, welche Dienstleister sind eingebunden, welche Dokumentation existiert bereits. Daraus entsteht ein priorisierter Maßnahmenplan. Im laufenden Betrieb sind wir Ansprechpartner für Ihre Mitarbeitenden, prüfen neue Vorhaben vorab und melden uns bei Rechtsänderungen von sich aus.
Was passiert bei einer Datenpanne?
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Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten haben Sie 72 Stunden Zeit für die Meldung an die Aufsichtsbehörde. Wir bewerten den Vorfall, erstellen die Meldung, klären ob zusätzlich die betroffenen Personen informiert werden müssen und dokumentieren den Vorgang prüfungsfest. Diese Frist ist der Hauptgrund, warum ein erreichbarer Ansprechpartner mehr wert ist als ein dickes Handbuch.
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